Almanya’da altı eyaletin okulları Nextcloud Workspace’e geçebilecek

govdigital eG, KoDaS adlı iş birliği ve dosya depolama sistemi için IONOS’a dört yıllık bir çerçeve sözleşme verdi; hizmet Nextcloud Workspace adıyla satılacak. Berlin, Hamburg, Bremen, Kuzey Ren-Vestfalya, Renanya-Pfalz ve Hessen’deki okullar ile okul yönetimleri hizmeti zorunlu olmadan sipariş edebilecek. İhale ilanında üst sınır 67,5 milyon euro ve 48 ay olarak belirlenmiş.

Nextcloud nedir, ne işe yarar?

Nextcloud, kendi sunucunuzda çalıştırabileceğiniz açık kaynak bir dosya barındırma ve iş birliği platformudur. Dosya paylaşımı, takvim, kişiler ve eklenen app’lerle ortak doküman düzenleme gibi işleri tek arayüzde toplar. Kamu kurumları, okullar ve verisini kendi altyapısında tutmak isteyen şirketler kullanır. Ticari alternatifleri arasında Microsoft 365 ve Google Workspace sayılabilir.

Bu haberin teknik ekipler için asıl değeri sözleşmede değil, KoDaS ihale ilanındaki şartlarda. Bir kamu alıcısı, Nextcloud Workspace gibi yönetilen bir hizmetten ne beklediğini madde madde yazmış. Kendi iş birliği platformunu seçen ya da işleten biri bu listeyi hazır bir kontrol çerçevesi olarak okuyabilir.

İhalenin teknik şartları

Teklif verenlerden istenenler:

• ISO 27001 sertifikası
• En az 10 milyon euro ciro ve en az 5 milyon euro sorumluluk sigortası
• En az 10.000 aktif kullanıcılı, tenant’ları tamamen ayrılmış bir referans proje
• OSI onaylı bir açık kaynak lisansla dağıtılan yazılım

İlan, lisans şartını dijital egemenliğe ve sağlayıcı değiştirebilme imkânına bağlıyor. Yani açık kaynak burada bir çıkış stratejisinin teknik güvencesi olarak yazılmış. IONOS ile yollar ayrılırsa aynı yazılımı başka bir sağlayıcı ya da kurumun kendisi çalıştırabilir.

Nextcloud Workspace hangi işleri kapsıyor

Şartname dört temel işi istiyor: merkezi dosya barındırma ve paylaşım, tarayıcıda ortak doküman düzenleme, takvim ve kişi yönetimi, entegre e-posta client’ı. Bunlar bir okulun günlük ofis ihtiyacının çekirdeği.

Fiyat aktif kullanıcı sayısına göre beş kademeye bölünmüş. İlk kademe 50.000 kullanıcıya kadar, son kademe 500.000’in üstü. Okul yönetimleri baştan hacim taahhüdü vermiyor, mevcut kullanıcılarıyla başlayıp büyüyebiliyor. Burada fatura doğrudan “aktif kullanıcı” tanımına bağlı. Benzer bir sözleşmeye girecekseniz bu tanımın nasıl ölçüleceğini sözleşmeye yazdırın.

Self-hosted Nextcloud işletenler için çıkarımlar

Mecklenburg-Vorpommern aynı yazılımı self-hosted işletiyor. Bugün yaklaşık 5.000 çalışan kullanıyor, hedef kamu genelinde 50.000. Nextcloud Workspace ise yönetilen hizmet modeli. Yazılım aynı olduğu için iki model arasındaki fark işletme yükünde ve sorumluluğun kimde olduğunda.

Kendi kurulumunuzu bu şartnameye göre gözden geçirmek için:

• Tek kurulumda birden fazla okul ya da birim barındırıyorsanız tenant ayrımını nasıl yaptığınızı belgeleyin. İhale bunu referans projede şart koşuyor.
• Deutschland-Stack belgeler için yalnızca ODF ve PDF/UA’ya izin veriyor. Office entegrasyonunda varsayılan kayıt formatını kontrol edin.
• Denetim ya da geçiş öncesinde kurulumun sürümünü ve etkin app’leri kayda alın.

sudo -u www-data php occ status
sudo -u www-data php occ app:list

Komutları Nextcloud kurulum dizininde çalıştırın. Web sunucusu kullanıcısı Linux dağıtımına göre farklı olabilir.

Yönetilen hizmeti seçmeden önce

Haberde sözleşmenin gerçek değeri yok; 67,5 milyon euro yalnızca ilandaki üst sınır. Altyapı Alman veri merkezlerinde çalışacak. Kaynağın yazarı, yabancı hukuka tabi sağlayıcılarda verinin sunucu konumundan bağımsız olarak erişime açık kalabileceğini savunuyor. Bu bir görüş, ama tedarikçi değerlendirmesindeki soruyu netleştiriyor: veri hangi ülkede değil, sağlayıcı hangi hukuka tabi.

Nextcloud Workspace benzeri bir hizmet için teklif alırken üç belge isteyin: verinin hangi biçimde dışa aktarılacağı, tenant ayrımının nasıl kanıtlanacağı ve sözleşme bittiğinde geçişin kaç gün süreceği.